Hizmet
Randevu, Stok Takibi ve Gelir-Gider Programı
Randevu, stok ve gelir-gider takibi çoğu küçük işletmede üç ayrı yerde tutulur: defterde, Excel’de ve patronun aklında. KELSY bu üçünü tek panelde birleştirir; randevu alındığında hatırlatma otomatik gider, kullanılan ürün stoktan düşer ve gün sonunda kasa kendiliğinden hesaplanır.
Randevu ve stok programı neleri kapsar?
Program online randevu takvimi, otomatik SMS ve WhatsApp hatırlatması, stok giriş-çıkış takibi, kritik seviye uyarısı, gelir-gider defteri ve borç-alacak takibini kapsar.
- Online randevu ve takvim yönetimi (personel veya kaynak bazlı müsaitlik)
- Otomatik SMS ve WhatsApp hatırlatması — randevudan önce, doğru saatte
- Online ödeme ve kapora alma; gelmeyen müşteri takibi
- Stok takibi: giren ve çıkan ürün, kritik seviye uyarısı, sayım ve fire kaydı
- Gelir-gider defteri: tahsilat, masraf, kâr-zarar — ay sonunda tek ekranda
- Borç-alacak ve nakit akışı takibi, vadesi gelen ödeme hatırlatması
- Google Takvim entegrasyonu ve tekrarlayan randevular
- Rol bazlı yetki: personel kendi randevusunu görür, kasayı görmez
Excel yerine neden ayrı bir program gerekir?
Excel tek kişi kullandığında yeterlidir; birden fazla kişi aynı anda kayıt girdiğinde, hatırlatma gerektiğinde ve kayıtlar birbirine bağlanması gerektiğinde yetersiz kalır.
Excel bir hesap tablosudur, bir sistem değildir. İki kişi aynı dosyayı açtığında biri diğerinin yazdığını siler. Telefondan açıldığında kullanılmaz hale gelir. Randevu saati geldiğinde kimseyi uyarmaz. Ve en önemlisi: satırlar birbirine bağlı değildir, yani yapılan işlem stoktan otomatik düşmez.
Sonuç genellikle şöyle görünür: randevu defterde, stok Excel’de, tahsilat başka bir dosyada tutulur ve ay sonunda üçü birbirini tutmaz. Farkın nereden geldiğini bulmak, farkın kendisinden pahalıya gelir.
Kayıt tutmakla sistem kurmak farklı şeylerdir. Kayıt geçmişi anlatır; sistem bir sonraki adımı hatırlatır.
Gelmeyen müşteri sorunu nasıl azaltılır?
Gelmeyen müşteri oranı, randevudan önce doğru zamanda gönderilen otomatik hatırlatma ve gerektiğinde alınan kapora ile azaltılır.
Randevusuna gelmeyen müşterilerin çoğu işletmeye kızgın değildir; unutmuştur. Unutmayı çözmenin yolu personelin tek tek araması değil, sistemin doğru saatte hatırlatmasıdır. Hatırlatma çok erken giderse unutulur, çok geç giderse müşteri planını değiştiremez.
İkinci katman kaporadır. Küçük bir ön ödeme alınan randevularda gelmeme oranının düştüğü, hizmet sektöründe yaygın olarak gözlemlenen bir davranıştır: ödenen para, randevuyu taahhüde çevirir. Her işletmeye uygun değildir, ama estetik, sağlık ve uzun süren hizmetlerde işe yarar.
Müşteri geçmişi ve teklif takibi de gerekiyorsa sıra CRM tarafına gelir. CRM / Müşteri Yönetimi
Hangi işletmeler için uygun?
Randevuyla çalışan, stok tutan veya günlük kasa takibi yapan her işletme için uygundur: kuaför ve güzellik salonu, diş ve sağlık kliniği, oto servis, veteriner, kurs ve atölyeler.
- Kuaför ve güzellik salonu: randevu takvimi, kullanılan ürünün stoktan düşmesi, gün sonu kasa
- Diş hekimi ve klinik: hatırlatma, tekrarlayan kontrol randevuları, tahsilat takibi
- Oto servis: yedek parça stoğu, kritik seviye uyarısı, periyodik bakım hatırlatması
- Veteriner: aşı takvimi ve otomatik hatırlatma
- Kurs ve atölye: ders programı, katılım ve ödeme takibi
Sistem işletmeye göre kurulur; kuaförde “kullanılan boya stoktan düşsün” denirken oto serviste “parça kritik seviyeye inince uyar” denir. Aynı altyapı, farklı kurgu.
Nasıl görünür
- Güzellik salonu: randevu takvimi, kullanılan ürünün stoktan otomatik düşmesi ve gün sonu kasa raporu bir arada.
- Diş hekimi: randevudan 1 gün önce WhatsApp hatırlatma; gelmeme oranı belirgin düşer.
- Oto servis: yedek parça stoğu kritik seviyeye inince uyarı düşer, aylık gelir-gider tablosu kendiliğinden çıkar.
Sık sorulanlar
- Personel kasayı görebiliyor mu?
- Yetkiler role göre ayarlanır. Personel yalnızca kendi randevularını ve gerekiyorsa stok hareketlerini görecek şekilde sınırlandırılabilir; gelir-gider ve kasa yalnızca işletme sahibine açık kalır.
- Hatırlatma mesajları için ayrı ücret var mı?
- SMS gönderimi operatör üzerinden ücretlendirilir ve bu maliyet işletmeye aittir. WhatsApp üzerinden gönderim, kullanılan altyapıya göre değişir. Hangi kanalın daha uygun olacağı işletmenin mesaj hacmine göre birlikte belirlenir.
- Mevcut müşteri listemi aktarabilir miyim?
- Evet. Excel veya benzeri bir dosyada tutulan müşteri ve randevu kayıtları sisteme aktarılabilir. Aktarım öncesi kayıtların tekrar eden satırlardan temizlenmesi gerekir; bu temizlik genellikle aktarımın kendisinden uzun sürer.
- İnternet kesilirse çalışır mı?
- Sistem web tabanlı çalıştığı için internet bağlantısı gerekir. Kısa kesintilerde veri kaybı yaşanmaz, bağlantı geldiğinde kalınan yerden devam edilir. Sürekli kesinti yaşanan bir ortamda çalışılacaksa bu ihtiyaç kurulum öncesi konuşulmalıdır.
Bu konuda yazdıklarımız
Başlangıç
Bize projenizi anlatın
Elinizde bir taslak, bir teklif, bir ekran görüntüsü ya da eski sitenizin adresi varsa ekleyin. Ne kadar somut anlatırsanız o kadar isabetli cevap veririz.
İlk görüşme ücretsiz ve satış konuşması değil — teşhis.