Özel yazılım nedir?
Özel yazılım, işletmenin kendi çalışma biçimine göre sıfırdan yazılan yazılımdır. Hazır bir ürünü kullanmak yerine, işletmenin süreci neyse yazılım ona göre kurulur.
- Özel yazılım
- Bir işletmenin kendi iş süreçlerine göre geliştirilen, o işletmeye özgü yazılım. Hazır paket ürünlerin aksine süreci yazılıma uydurmaz; yazılımı sürece uydurur.
Hazır programlar süreci kendi mantıklarına göre kurmanızı bekler. Özel yazılımda ise süreç olduğu gibi kalır, yazılım ona uyar. En çok fark yarattığı yer, hazır bir ürünün karşılamadığı ve bu yüzden elle yürütülen tekrarlı işlerdir.
Hazır program size uymaz; siz hazır programa uymaya çalışırsınız. Aradaki fark, kimin kime hizmet ettiğidir.
Hazır program ne zaman yeter, ne zaman yetmez?
Süreç mevzuatın belirlediği bir standarda uyuyorsa (muhasebe, e-fatura gibi) hazır program yeterlidir ve daha ucuzdur. Süreci işletmenin kendi kararları şekillendiriyorsa hazır program o kararları tanımaz ve özel yazılım gerekir.
Her işletmeye özel yazılım gerekmez ve bunu baştan söylemek dürüstlüktür. Kuralları devletin belirlediği alanlarda hazır programlar zaten olgundur; oralarda sıfırdan yazılım yazmak para kaybıdır. Ayrım şurada: süreç mevzuatın değil, sizin kararlarınızın şekillendirdiği bir süreçse hazır program o kararları tanımaz.
Hazır programın yetmediğini gösteren işaretler
- Program kullanılıyor ama yanında bir Excel de tutuluyor — asıl iş Excel’de dönüyordur.
- Ekip programın menülerinin çoğunu hiç açmıyor, üç ekran arasında gidip geliyor.
- Fiyat, indirim ya da iş akışı kuralları programa girilemediği için kenara not alınıyor.
- Program için işletmenin çalışma biçimi değiştirildi, tersi değil.
Aldığımız programı neden kimse kullanmıyor?
Alınan bir program terk ediliyorsa sebep genellikle ekibin direnci değil, yazılımın işletmenin çalışma biçimini tanımamasıdır. Kullanılmayan yazılım, ödenmiş ve çöpe gitmiş bir maliyettir.
Bir yazılım terk edildiğinde ilk suçlanan ekip olur: "adam gibi kullanmıyorlar". Oysa çoğu zaman sorun insanda değil, yazılımdadır. İnsan, işini kolaylaştıran araca direnmez; işini zorlaştıran araçtan kaçar. Ekip eğitim videosu izlemeden kullanamıyorsa yazılım tutmaz.
Alınmış ama kullanılmayan bir program, ödenmiş ve çöpe gitmiş bir maliyettir. Ve terk edilmesinin sebebi neredeyse hiçbir zaman ekip değildir.
Özel yazılım hazır programdan pahalı mı?
Özel yazılımın kurulum maliyeti hazır programdan yüksektir, aylık lisans maliyeti ise yoktur. Doğru karşılaştırma, kurulum bedeli ile yıllık lisans ve elle harcanan zamanın toplamı arasında yapılır.
İlk bakışta hazır program ucuzdur: aylık küçük bir ücret ödersiniz. Ama o ücret her ay tekrar eder ve iş yükü büyüdükçe artar; üstüne, programın yapamadığı işi elle yapmaya harcanan zaman da bir maliyettir, sadece faturada görünmez. Özel yazılımda kurulum bir kez ödenir, lisans yoktur ve elle yapılan iş ortadan kalkar.
KELSY özel yazılımı işletmenin işleyişini önce anlayarak kurar; kod yazmadan önce sürecin haritasını çıkarır. İşletmeye Özel Yazılım Geliştirme
Sık sorulanlar
- Özel yazılım ne kadar sürede biter?
- Süre işin kapsamına göre çok değişir; tek bir süreci otomatikleştiren bir araç ile işletmenin tüm operasyonunu yöneten bir sistem aynı iş değildir. Kesin süre veren bir taahhüt yerine, işin küçük ve çalışan bir ilk sürümle başlayıp adım adım büyütülmesi daha güvenli bir yoldur.
- Özel yazılım bittikten sonra ona bağımlı mı kalırım?
- İyi kurulmuş bir özel yazılımda kod ve veri işletmeye aittir; devir, dokümantasyon ve bakım anlaşmasıyla bağımlılık en aza indirilir. Asıl bağımlılık, belgelenmemiş ve tek kişinin aklında duran yazılımda oluşur — bu yüzden devir ve kayıt baştan planlanır.
- Küçük bir işletmenin özel yazılıma bütçesi yetmezse ne yapmalı?
- En doğru başlangıç, işletmeyi en çok yoran tek bir süreci seçip yalnızca onu çözen küçük bir araçla başlamaktır. Baştan büyük bir sistem kurmaya çalışmak yerine, kazancı görülen tek bir işten başlanır ve bütçe oluştukça kapsam büyütülür.